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隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，電子表格已成為了各行業(yè)管理工作中不可或缺的一部分。電子表格在日常使用中，經(jīng)常需要進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的輸入和修改，一個(gè)普遍存在的問題就是重復(fù)數(shù)據(jù)的出現(xiàn)。對于不僅僅是個(gè)人的數(shù)據(jù)表格，對于企業(yè)來說，這樣的數(shù)據(jù)重復(fù)不僅僅會(huì)對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響，也會(huì)給企業(yè)后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和決策帶來困難，同樣會(huì)對數(shù)據(jù)庫的壓力產(chǎn)生影響。為此，本文提出一些避免重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的方法，以達(dá)到減輕數(shù)據(jù)庫壓力的目的。
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一、設(shè)置數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則
數(shù)據(jù)驗(yàn)證是指在設(shè)定字段特定數(shù)據(jù)類型和取值范圍的前提下，為達(dá)到保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性要求而進(jìn)行的一系列操作。在電子表格中，規(guī)劃數(shù)據(jù)驗(yàn)證規(guī)則可以防止用戶在輸入或者修改數(shù)據(jù)時(shí)的操作失誤，從而避免重復(fù)數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和減輕數(shù)據(jù)庫壓力。例如，在一個(gè)商品進(jìn)銷存管的表格中，可以對該表格的指定列進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證，可以添加數(shù)據(jù)有效性的規(guī)則：
(1) 單位名稱、產(chǎn)品名稱需要添加數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證。可以設(shè)置該列的類型為名單，只允許用戶在從下拉菜單中輸入數(shù)據(jù)；
(2) 數(shù)量、單價(jià)需要添加數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證，有效性的規(guī)則可以為：數(shù)量不能為負(fù)，單價(jià)不能為0或負(fù)數(shù)；
(3) 時(shí)間列，需要添加數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證，例如要求日期時(shí)間必須在當(dāng)前日期以后。
通過創(chuàng)造性的使用數(shù)據(jù)有效性的規(guī)則，可以提高數(shù)據(jù)的質(zhì)量和減輕數(shù)據(jù)庫壓力，有效防止用戶在使用過程中由于誤操作導(dǎo)致重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的情況。
二、利用公式控制
利用公式控制是避免重復(fù)數(shù)據(jù)和減輕數(shù)據(jù)庫壓力的另一種方法。在電子表格中，通過將公式嵌入到數(shù)據(jù)字段中來控制數(shù)據(jù)輸入的合理性。例如，在考慮支付期間需要根據(jù)實(shí)際的銷售額計(jì)算出每月的付款時(shí)間，可以使用公式控制實(shí)現(xiàn)。具體的做法是在新的單元格中添加帶有公式的列來控制時(shí)間范圍數(shù)據(jù)的輸入，通常具有以下幾個(gè)步驟：
（1）在最新單元格中添加判斷的字段，判斷是不是該字段中的值小于本月稅務(wù)的支付周期；
（2）根據(jù)不同條件（未付款、部分付款、已付款），分別計(jì)算出對應(yīng)的付款時(shí)間；
（3）從高到低依次檢查各個(gè)時(shí)間范圍，如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中有一個(gè)時(shí)間范圍重復(fù)，則提供提醒或警告。
通過創(chuàng)意性的應(yīng)用公式，可以更有效地提高數(shù)據(jù)的安全性和有效性，并減輕數(shù)據(jù)庫壓力。
三、使用VBA編程實(shí)現(xiàn)
VBA編程是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)條目控制和減輕數(shù)據(jù)庫壓力相對高效專業(yè)的方法。事實(shí)上，VBA編程可以極大的提高數(shù)據(jù)輸入和修改的效率，而且還可以實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的動(dòng)作。一旦發(fā)現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)，可以自動(dòng)消除，同時(shí)也可以在輸入時(shí)自動(dòng)刪除或者是提示錯(cuò)誤或警告。但是，VBA編程需要相對的技術(shù)和時(shí)間成本開發(fā)，對于個(gè)人而言，需要具備一定的編程技能，企業(yè)則需要專業(yè)的開發(fā)人員來實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，值得注意的是，通過 VBA 編程實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)條目的控制還可能會(huì)減慢電子表格的速度，所以需要開發(fā)人員做合理的優(yōu)化策略。
綜上所述，以上述控制數(shù)據(jù)有效性的方法和通過嵌入公式和自行編寫VBA程序的方法，可以達(dá)到減輕數(shù)據(jù)庫壓力和防止重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的目的。對于個(gè)人而言，可以針對自己的需要，選擇其中一個(gè)或者多個(gè)方法進(jìn)行實(shí)現(xiàn)；對于企業(yè)，需要具備專業(yè)的開發(fā)人員來實(shí)現(xiàn)控制數(shù)據(jù)有效性，減輕重復(fù)數(shù)據(jù)造成的時(shí)間成本壓力和數(shù)據(jù)庫壓力。只有經(jīng)過客觀的分析，采用科學(xué)的方法，才能在實(shí)際工作中更好的控制數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性和實(shí)用性。
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- 怎樣才能避免反復(fù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表格?
電子表格中如何引用不重復(fù)單元格內(nèi)容（用公式）
右鍵，找一找
假設(shè)這巧旅列孝旦凳名字在SHEET1的A列
SHEET2 A列輸入公式
=INDEX(SHEET1!A:A,ALL(IF((MATCH(SHEET1!A$1:A$100&””,SHEET1!A$1:A$100&””,)=ROW($1:$100))*(SHEET1!A$1:A$100″”),ROW($1:$100),4^8),ROW(A1)))&””
數(shù)組公遲旁式,按下SHIFT+CTRL+ENTER三鍵結(jié)束輸入,再下拉復(fù)制公式
1。選中這一列
2。過派褲濾-高高指級
3。勾選“只顯示唯一記錄”
4。復(fù)制
5。粘貼到sheet2
6。公式只能塵念簡給你得出一個(gè)結(jié)果，不能得出一整列。
若拍雀攜非要用公式的話，如果空格相鄰的數(shù)據(jù)沒有重復(fù)的
可以用公式在歲神表2單元格輸入公式襲伏=if(表1!A2表1!A1,表1!A1,””)，然后向下填充
怎樣才能避免反復(fù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫表格?
數(shù)據(jù)庫里面同名字的表只允許一個(gè)，不允許重名的。
每次創(chuàng)建之前需要drop以前的舊表
復(fù)制或?qū)?/p>
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