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每天項(xiàng)目例會(huì)的話，頻率太高了，可能會(huì)浪費(fèi)時(shí)間，如果每月一次，似乎時(shí)間太長(zhǎng)了，于是我們往往會(huì)“每周例會(huì)”。
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有一次我參加了某項(xiàng)目的每周例會(huì)，開會(huì)的時(shí)間是周五，會(huì)上其中一位項(xiàng)目成員反應(yīng)了一個(gè)問題。
我問：該問題什么時(shí)候發(fā)現(xiàn)的。
答曰：周一。
我問：周一為什么不說這個(gè)問題？
……
這是真實(shí)個(gè)案，有問題為什么不立刻反饋，要等到例會(huì)才說？擔(dān)心例會(huì)上沒有東西可以說嗎？
如果你們公司實(shí)施年度績(jī)效考核，12月你的領(lǐng)導(dǎo)找你談話，進(jìn)行績(jī)效考核，你的領(lǐng)導(dǎo)說：小X啊，你1月份做得那個(gè)事情不對(duì)啊，然后2月份到11月份你每個(gè)月都重復(fù)犯類似的錯(cuò)誤啊！你的領(lǐng)導(dǎo)之前一直沒有跟你說過此事，直到績(jī)效考核才跟你說，你會(huì)有什么反應(yīng)？如果因?yàn)檫@樣，你的績(jī)效成績(jī)很差，導(dǎo)致你得不到年終獎(jiǎng)，你會(huì)不會(huì)有沖動(dòng)去掐死你的領(lǐng)導(dǎo)？
績(jī)效考核這個(gè)案例是虛構(gòu)的（盡管是虛構(gòu)，其實(shí)有很多類似的真實(shí)個(gè)案），但道理和“每周例會(huì)”其實(shí)差不多，開會(huì)到底是為了啥？其實(shí)我很反感“例會(huì)”的這個(gè)“例”字，一旦帶上這個(gè)字，就很容易認(rèn)為這是例行要做的事情，這樣就很容易導(dǎo)致我們走形式，而忘記了為什么要開會(huì)？
不過話說回來，前面提到的“每周例會(huì)”個(gè)案已經(jīng)不算很差的了，一些項(xiàng)目的每周例會(huì)說的事情是：本周干了啥，下周準(zhǔn)備干啥。變成了工作匯報(bào)會(huì)議！如果遇到這樣的會(huì)議，我會(huì)直接開罵：你這項(xiàng)目經(jīng)理干什么吃的？大家干了啥你平時(shí)不知道嗎？下周要干啥，你事先沒有規(guī)劃嗎？
為了避免走形式，下面開始我不會(huì)用“例會(huì)”這個(gè)詞，為了讓你們的會(huì)議效率更好，建議不要用“例會(huì)”這個(gè)詞，你甚至可以考慮將會(huì)議室改名為“War Room”！每一次會(huì)議都是一場(chǎng)戰(zhàn)斗，是需要解決問題的！一位同事曾經(jīng)形容過會(huì)議給她的感覺，只有四個(gè)字：刀光劍影！會(huì)上所有與會(huì)者都會(huì)投入進(jìn)來，為了項(xiàng)目的成功各抒己見、據(jù)理力爭(zhēng)。沒錯(cuò)，咱們要的就是這個(gè)效果！
作者：
張傳波
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每日會(huì)議是這樣開的嗎？
極限編程有每日站立會(huì)議，SCRUM有每日晨會(huì)，那是不是每天開一次會(huì)就是敏捷呢？
有朋友提到他們也實(shí)踐每日會(huì)議，但沒啥效果。
我問：你們每天開會(huì)是不是說一下最近一天干了啥，接下來了一天打算干啥呢？
答曰：是滴……
那自然沒啥效果了，這樣就變成工作匯報(bào)會(huì)了，而且更嚴(yán)重的問題是：敏捷開發(fā)是今天計(jì)劃明天的事情，見一步走一步的嗎？
極限編程中的小版本發(fā)布，以及SCRUM中的Sprint（沖刺），其實(shí)就是一次迭代。在某一次迭代中的工作應(yīng)該是事先規(guī)劃好的，絕對(duì)不是見一步走一步的。每日會(huì)議完全沒有必要說那些大家都知道的事情，說廢話可不是敏捷的初衷。
每日會(huì)議應(yīng)該怎樣開？
每日會(huì)議應(yīng)該重點(diǎn)說以下有價(jià)值的內(nèi)容：
1.有什么問題、困難、風(fēng)險(xiǎn)影響你當(dāng)前的工作，以致不能按照既定計(jì)劃進(jìn)行。
2.有什么問題、困難、風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響當(dāng)前迭代的成功？
3.有什么問題、困難、風(fēng)險(xiǎn)會(huì)影響項(xiàng)目的成功？
4.當(dāng)前計(jì)劃是不是已經(jīng)或者可能不合時(shí)宜了，需要立刻更新或改進(jìn)？
5.有什么做法或建議可以讓項(xiàng)目更加成功？
簡(jiǎn)單說，每日會(huì)議主要是用來讓你提出問題、困難和風(fēng)險(xiǎn)的。
每日會(huì)議可以讓問題隱藏不會(huì)超過24小時(shí)，并且可以讓你的工作及時(shí)獲得其他成員的支援！這是“白癡”也懂的道理：?jiǎn)栴}早一點(diǎn)暴露和解決，將會(huì)節(jié)省莫大的成本。可惜我們往往是為了節(jié)省開會(huì)成本，日會(huì)變成周會(huì)甚至是月會(huì)，看上去節(jié)省了不少開會(huì)時(shí)間，但項(xiàng)目的問題就在你的姑息下滋生和蔓延，***可能會(huì)要了項(xiàng)目的命！任何項(xiàng)目都會(huì)存在大量的問題，如果說你的項(xiàng)目沒有問題，那么你要警惕了，沒有問題是***的問題！不是你的項(xiàng)目真的沒有問題，而是你們連發(fā)現(xiàn)問題的能力都沒有了！質(zhì)量是需要投資的，每天會(huì)議就是一種投資。
敏捷開發(fā)絕對(duì)不是今天計(jì)劃明天的工作的，要保證每一次迭代都能成功，那么工作就必須落實(shí)到每一天。每日會(huì)議是保證計(jì)劃有力執(zhí)行的重要手段，將項(xiàng)目的情況每天都可視化地展現(xiàn)在所有項(xiàng)目成員面前，讓我們一天一個(gè)腳印、踏踏實(shí)實(shí)地將項(xiàng)目做好。
讓項(xiàng)目組全體成員明白為什么要每日會(huì)議和如何每日會(huì)議，這樣每日會(huì)議其實(shí)很容易做到很有效的。每日會(huì)議無論是站著開還是坐著開？是早上開還是下班前開？要用白板還是用投影？等等這些都是形式而已。開門見山，抓住要害，必要時(shí)要做書面記錄。
每日會(huì)議進(jìn)階
在我的項(xiàng)目中經(jīng)常會(huì)每日會(huì)議，而且更變態(tài)時(shí)我會(huì)每半天會(huì)議！
我為什么要這么變態(tài)半天開一次會(huì)議呢？
1.每日會(huì)議雖然可以讓問題存在不會(huì)超過1天便暴露，但我仍然覺得1天的時(shí)間太長(zhǎng)了，我受不了，最多半天我就要發(fā)現(xiàn)它！
2.中國教育制度出來的技術(shù)性人才，大多是悶頭苦干型，有問題喜歡自己解決，有想法不主動(dòng)提出來。中國教育制度我無法改變，但我必須改變團(tuán)隊(duì)成員的這種工作習(xí)慣，那么半天會(huì)議會(huì)比每日會(huì)議更加有效。
3.項(xiàng)目的工作是爭(zhēng)分奪秒的，我的項(xiàng)目中的工作時(shí)間是精確到小時(shí)甚至是半小時(shí)的。問題如果可以存在一天，那么一天中就很可能至少會(huì)有2-3小時(shí)的工作時(shí)間是浪費(fèi)的，將來要返工的，如果半天例會(huì)一次，這種返工的時(shí)間就會(huì)縮短到1小時(shí)內(nèi)。
我的項(xiàng)目加班的時(shí)間一般不多，很大程度是得益于每日會(huì)議甚至是半日會(huì)議。其實(shí)每半天會(huì)議不算什么創(chuàng)舉了，只要清楚明白你想要達(dá)到怎樣的效果，你就可以實(shí)踐出更多的***實(shí)踐！美劇《24小時(shí)反恐》，劇中處理某些突發(fā)事件時(shí)，那個(gè)反恐部甚至是每1小時(shí)一次會(huì)議！
開發(fā)人員需要長(zhǎng)時(shí)間的獨(dú)立思考，你可能會(huì)質(zhì)疑：半日會(huì)議會(huì)打斷開發(fā)人員的思路，反而降低效率？你也可能會(huì)質(zhì)疑：項(xiàng)目的整個(gè)過程都需要半天會(huì)議或每天會(huì)議嗎？
這個(gè)問題很好！每日會(huì)議或者是每半日會(huì)議，并不會(huì)在我的整個(gè)項(xiàng)目周期中出現(xiàn)，我一般在以下情況才實(shí)施每日會(huì)議甚至是半日會(huì)議：
1.項(xiàng)目初期頭緒很多、隱藏問題很多的時(shí)候。
2.項(xiàng)目組成員提不出問題，無法迅速進(jìn)入戰(zhàn)斗狀態(tài)的時(shí)候。
3.軟件發(fā)布階段，不斷地發(fā)現(xiàn)bug和解決bug的時(shí)候。
除了半日會(huì)議這個(gè)變態(tài)做法外，我還有其他“另類”的做法：
1.突然會(huì)議
當(dāng)我意識(shí)到有危機(jī)或隱患需要立刻處理時(shí)，我會(huì)立刻召集項(xiàng)目會(huì)議。
2.任何人都可以召集會(huì)議
任何項(xiàng)目組成員遇到問題需要其他人支援，或者他預(yù)感到有隱患或危機(jī)時(shí)，不需要得到我同意，可立刻召集項(xiàng)目組全體或部分成員召集會(huì)議，他成為這次會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)！
其實(shí)道理很簡(jiǎn)單，就是：發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量，盡早發(fā)現(xiàn)和消滅問題！在萌芽狀態(tài)就消滅它，而不是等待問題發(fā)芽并壯大到不可收拾的地步。更加不是做鴕鳥，將頭埋在沙里，對(duì)問題視而不見！
回到原點(diǎn)——為什么要開會(huì)？
有朋友在群中提到，他們項(xiàng)目基本不需要開會(huì)，因?yàn)槠綍r(shí)就把問題給解決了！
我覺得這實(shí)在是太牛了！說到底開會(huì)只是一種形式，問題是我們開會(huì)的目的是什么？如果不用開會(huì)能用更簡(jiǎn)單有效的辦法達(dá)到開會(huì)的目的，那么開會(huì)干嘛？回到這個(gè)原點(diǎn)，我們自然就會(huì)處理很多項(xiàng)目中的問題，讓會(huì)議更加有效甚至不需要會(huì)議！
當(dāng)然有些溝通是必須通過會(huì)議來進(jìn)行的，目前可能我們暫時(shí)沒有辦法完全不需要會(huì)議，那么必要的會(huì)議是必須的！譯作會(huì)議的英文單詞有“meeting”和“conference”，你知道這兩個(gè)英文單詞有什么不同意思嗎？
meeting：參與人數(shù)不多，參與者聚在一起討論問題，每個(gè)人的發(fā)言權(quán)力是平等的。
conference：參與人數(shù)比較多，說話的人占少數(shù)，大部分人是聽眾。例如你參加什么過程改進(jìn)年會(huì)，我在上面演講，你在下面聽，那種就叫conference。
兩個(gè)詞的意義不同主要在于三點(diǎn)：
1.目的不同：meeting尋求各人的意見來達(dá)成共識(shí)；conference主要是宣講某些人的觀點(diǎn)。
2.參與人數(shù)不同：meeting參與人數(shù)不多（我建議不要超過7人，5人以內(nèi)最有效）；conference參與人數(shù)可以很多。
3.參與方式不同：meeting人人有均等發(fā)言權(quán)力；conference中演講者占主導(dǎo)，其他人是聽眾。
按照上述的定義，你可以看看你們項(xiàng)目中的會(huì)議是meeting還是conference？
如果你要打造自組織的團(tuán)隊(duì)，那么就必須賦予小組成員權(quán)力，讓你的會(huì)議是meeting而不是conference！而且在meeting中做到每個(gè)人都是主角！
后話：每日會(huì)議不會(huì)助長(zhǎng)懶人歪風(fēng)？
有朋友提到：他們解決不了的問題都會(huì)拋給我，自己也不思考，搞得我頻繁救火，感覺很疲憊。
再進(jìn)一步深挖此問題，發(fā)現(xiàn)：這些項(xiàng)目成員是來自不同部門的，項(xiàng)目經(jīng)理基本上沒啥權(quán)力了管理他們，不能影響項(xiàng)目組成員的薪金、獎(jiǎng)金和職位升降等。
也就是說：這個(gè)項(xiàng)目小組全體成員并不在一條船上！項(xiàng)目的成敗只與PM有關(guān)，與項(xiàng)目組成員基本沒有關(guān)系，項(xiàng)目組成員當(dāng)然是能少干就少干，能不干就不干了！
會(huì)議中提問題的目的是集合全體智慧來應(yīng)對(duì)這些問題，如果提問題的目的是為了偷懶，那根本就不是這個(gè)味了！這個(gè)團(tuán)隊(duì)建設(shè)或者說團(tuán)隊(duì)文化就超級(jí)有問題，在這樣的基礎(chǔ)上，其實(shí)無法實(shí)施任何敏捷實(shí)踐。曾經(jīng)在2011廣東過程改進(jìn)年會(huì)上，有朋友問到什么東西是最需要首先改進(jìn)的？我提出的觀點(diǎn)是：首先要做好團(tuán)隊(duì)建設(shè)，否則其他都是虛的；如果團(tuán)隊(duì)建設(shè)能做好，那么團(tuán)隊(duì)就能自覺解決很多問題，也很容易實(shí)施各種敏捷實(shí)踐，甚至打造屬于自己自己的***實(shí)踐。
本文關(guān)于每日會(huì)議及半日會(huì)議的實(shí)踐體會(huì)，是基于項(xiàng)目組全體是在一條船上的基礎(chǔ)上的。如果目前你的項(xiàng)目組還不能坐在一條船上，請(qǐng)參考umlonline網(wǎng)站關(guān)于團(tuán)隊(duì)建設(shè)的文章。
但要提到的一點(diǎn)是，項(xiàng)目組必須是相對(duì)獨(dú)立和有一定的權(quán)力，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該有一定的權(quán)力。至于SCRUM中提到的ScrumMaster有點(diǎn)項(xiàng)目經(jīng)理的意思，但他是沒有行政權(quán)力的，僅是充當(dāng)教練的角色。問題是：這樣的角色在國外可能適用，但在國內(nèi)如果你沒有任何權(quán)力，僅靠人格魅力來帶動(dòng)團(tuán)隊(duì)，那要看你的RP了，看看你帶領(lǐng)的團(tuán)隊(duì)成員是不是都是人格高尚的了。
當(dāng)前名稱：敏捷開發(fā)中比每日會(huì)議更瘋狂的半日會(huì)議！
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