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管理虛擬工作環(huán)境需要各種真實(shí)世界的技能和工具。以下是激發(fā)創(chuàng)造力和生產(chǎn)力的策略。
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為了在日益缺乏人才和競爭激烈的IT世界中取得成功，越來越多的企業(yè)開始依賴于地理上分散的勞動力。這些組織建立了能夠提供優(yōu)秀功能性專業(yè)知識的IT團(tuán)隊(duì)，而不管每個人的物理位置如何。雖然并置的團(tuán)隊(duì)(每個成員在同一物理站點(diǎn)工作)在某些方面可能比分散的團(tuán)隊(duì)更有優(yōu)勢，但人們越來越一致地認(rèn)為，一個計(jì)劃周密、組織有序的分散/遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)實(shí)際上可能會讓采用者占得上風(fēng)。
分散在多個地點(diǎn)的任何團(tuán)隊(duì)面臨比較大的挑戰(zhàn)是如何讓孤立的個體作為一個團(tuán)結(jié)的單位一起工作?！斑h(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)不能完全像并置的團(tuán)隊(duì)那樣自由地在團(tuán)隊(duì)會議、午餐和飲水機(jī)上討論狀態(tài)、目標(biāo)、風(fēng)險和問題，”Joe Wilson解釋道，他是位于丹佛的定制軟件開發(fā)公司volare systems的老板?！爱?dāng)你管理100%的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)時，你必須遵守溝通的紀(jì)律，因?yàn)椴粫邢衲阍谵k公室走廊里那樣的偶遇，”Wilson說，他在過去十年里一直都在建立和管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)。
領(lǐng)導(dǎo)一個分散的IT團(tuán)隊(duì)并獲得長期成功需要奉獻(xiàn)精神和特殊的領(lǐng)導(dǎo)技能，包括組織、激勵成員的能力，使他們能夠像在現(xiàn)場一樣創(chuàng)造性地、熟練地工作。以下是IT領(lǐng)導(dǎo)者們用來讓他們的遠(yuǎn)程員工脫穎而出并取得成功的七個秘密。
1.發(fā)揮強(qiáng)有力的、明確的領(lǐng)導(dǎo)作用
無論團(tuán)隊(duì)成員是在大廳里還是在幾個時區(qū)之外，堅(jiān)定的領(lǐng)導(dǎo)力都是至關(guān)重要的。
卡內(nèi)基梅隆大學(xué)泰珀商學(xué)院組織行為和理論副教授Anita Williams Woolley表示:“聰明的領(lǐng)導(dǎo)者會主動識別潛在的目標(biāo)沖突，并確保團(tuán)隊(duì)整體目標(biāo)的清晰，并與團(tuán)隊(duì)成員可能承擔(dān)的其他職責(zé)保持一致?！?/p>
領(lǐng)導(dǎo)者的首要任務(wù)是建立清晰一致的項(xiàng)目目標(biāo)?！斑h(yuǎn)程IT團(tuán)隊(duì)之所以會失敗，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層沒有明確的方向，或者即使有明確的方向，也沒有充分考慮到員工所在的偏遠(yuǎn)的環(huán)境，”Helen Dayen說，她是一家教練和職業(yè)發(fā)展公司Dayen集團(tuán)的執(zhí)行教練兼首席執(zhí)行官。
缺乏強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)和明確的目標(biāo)，遠(yuǎn)程工作者可能會開始感到孤立。“于是他們減少了溝通，減少了協(xié)作，”Dayen解釋道。隨著時間的推移，團(tuán)隊(duì)將變得越來越?jīng)]有效率和生產(chǎn)力?！熬嚯x并不會讓心靈變得更加溫暖，”她指出。“它為假設(shè)提供了成長的空間，通常，人性和人類思維會自然而然地對人或環(huán)境做出負(fù)面假設(shè)。”
2.鼓勵反饋
合作是雙向的。雖然團(tuán)隊(duì)成員需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確、直接的指示，但領(lǐng)導(dǎo)者也需要知道每個團(tuán)隊(duì)成員在做什么，以及是否取得了有意義的進(jìn)展。為了實(shí)現(xiàn)這一能力，應(yīng)該建立一個反饋的過程。“監(jiān)督反饋，確保它是建設(shè)性的，并確保能夠讓產(chǎn)品變得更好，而不是炫耀或贏得爭論，”Wilson建議。
許多領(lǐng)導(dǎo)人犯的一個很大的錯誤是認(rèn)為沒有消息就是好消息。如果讓一些遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員獨(dú)處，他們最終會走向沉默。Wilson觀察到:“他們不會總是告訴你他們在糾結(jié)什么。”他建議每天安排一到兩次簽到，打開網(wǎng)絡(luò)攝像頭，向安靜的團(tuán)隊(duì)成員提出開放式的問題?！氨热?，‘最近怎么樣?’‘我能幫忙嗎?’以及‘你需要我做些什么來讓你的工作變得更容易?’”他說。
3.找到合適的人
要明白，有些人，無論天賦和經(jīng)驗(yàn)如何，都不適合做遠(yuǎn)程工作者。這并不是一個讓他們感到舒服的角色，相反，他們更喜歡一個并置的員工通常會經(jīng)歷的一個擁有個人互動、事件和繁忙的環(huán)境?！拔覀冎烙行┤吮绕渌藫碛懈咚降膮f(xié)作技能，”Woolley說。“在我們的研究中，我們反復(fù)發(fā)現(xiàn)，在面對面的團(tuán)隊(duì)和分散的團(tuán)隊(duì)中，社會感知能力--意識到他人的反應(yīng)并理解他們?yōu)槭裁磿龀鲞@樣的反應(yīng)--是集體智慧的有力預(yù)測因素?！?/p>
有些人也很難適應(yīng)不熟悉的日程安排。這些人習(xí)慣了傳統(tǒng)的朝九晚五的工作程序，通常很難處理時區(qū)差異。Woolley指出，這是一個影響許多分散團(tuán)隊(duì)的問題，尤其是那些成員分散在世界各地的團(tuán)隊(duì)。她建議制定一個分擔(dān)痛苦的計(jì)劃，比如讓團(tuán)隊(duì)成員輪流設(shè)定會議時間?！按蠖鄶?shù)類型的IT工作都可以進(jìn)行規(guī)劃，因此大部分工作可以異步完成，所以如何明智地使用實(shí)時會議并有針對性地討論關(guān)鍵問題非常重要?！?/p>
4.預(yù)訂一些面對面的時間
雖然協(xié)作技術(shù)允許分散/遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)進(jìn)行高效率的工作，但他們在參與者之間建立密切關(guān)系和友誼的能力仍然有限。
Christopher McFarlane是一家加拿大大型零售連鎖店的Scrum大師和敏捷教練，他認(rèn)為定期親自拜訪對于建立社會關(guān)系是非常必要的?！懊鎸γ娴幕涌梢宰岅?duì)友們互相了解更多，比如文化、背景、興趣和動機(jī)，”他解釋道。“這是一項(xiàng)短期投資，通過培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)成員之間的信任，可以實(shí)現(xiàn)長期成本的節(jié)約?！?/p>
惠普企業(yè)負(fù)責(zé)企業(yè)分析和數(shù)據(jù)管理的IT副總裁Adam Vazquez對此表示同意?！澳阈枰⒁粋€強(qiáng)有力的面對面的節(jié)奏--每季度、每月或每兩年--無論對你的文化和項(xiàng)目目標(biāo)有什么意義，”他說。積極主動。不要等到問題浮出水面才安排聚會。Vazquez建議，確保你的團(tuán)隊(duì)能夠一起慶祝有意義的時刻。打開視頻會議，這樣每個人都可以實(shí)時慶祝?！昂唵蔚氖虑椋热缇墼谝黄饝c祝生日，能讓每個人都有歸屬感，”他指出。
5.限制團(tuán)隊(duì)規(guī)模
一個團(tuán)隊(duì)的規(guī)模對其運(yùn)作的好壞起著重要的作用。“規(guī)模較小的團(tuán)隊(duì)，最多10人左右，可能比規(guī)模兩倍大的團(tuán)隊(duì)要靈活得多，”為勞動力流動專業(yè)人士服務(wù)的貿(mào)易組織Worldwide ERC的首席執(zhí)行官Peggy Smith評論道?！皩τ诖笮头稚F(tuán)隊(duì)來說，在實(shí)時會議中做出有效貢獻(xiàn)將更具挑戰(zhàn)性，同時也使得異步對話更加復(fù)雜?！睂F(tuán)隊(duì)分成小組，每個小組都將專注于特定的項(xiàng)目領(lǐng)域，這通常會提高生產(chǎn)力。
6.平等對待所有團(tuán)隊(duì)成員
為了確保團(tuán)隊(duì)的長期成功，每個成員都需要受到贊賞。例如，一些領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常會犯一個錯誤，即讓團(tuán)隊(duì)所在地的大多數(shù)成員制定工作日規(guī)則和程序。
“這有可能會向其他地方的團(tuán)隊(duì)成員傳達(dá)這樣一個信息，即他們的貢獻(xiàn)沒有被重視，”McFarlane說。為了確保和諧和團(tuán)結(jié)，整個團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該共同制定互惠互利的規(guī)則?！白屆總€人都能夠分擔(dān)負(fù)擔(dān)會讓其他團(tuán)隊(duì)成員產(chǎn)生同理心，”他指出。
另一個潛在的士氣殺手是當(dāng)一些團(tuán)隊(duì)成員和組長在同一個位置的時候?！澳切┙咏I(lǐng)導(dǎo)人的人自然有更多的機(jī)會接觸他/她，”Smith說。“即使領(lǐng)導(dǎo)者很好地處理了這種鄰近差異，其他地方的人也可能會覺得他們沒有得到同樣的關(guān)注或反饋，”她解釋道。在同一個團(tuán)隊(duì)中同時擁有遠(yuǎn)程和并置的人可能會導(dǎo)致功能障礙。
7.利用多種通信平臺
溝通是團(tuán)隊(duì)合作成功的關(guān)鍵，其重要性不可低估?！霸诜稚⒑推h(yuǎn)的團(tuán)隊(duì)中，不存在過度溝通的情況，”Vazquez說?！拔野l(fā)現(xiàn)，在團(tuán)隊(duì)會議中使用具有視頻和白板功能的技術(shù)，對于在虛擬環(huán)境中營造這種親切感大有幫助?！?/p>
允許分散/遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)能夠擁有匹配的甚至是超過其并置對手的級別上運(yùn)行的魔力需要豐富的通信技術(shù)，例如Zoom(視頻會議)、Slack(協(xié)作/消息傳遞)、Trello(項(xiàng)目組織)和WebEx(視頻會議/白板)。同時，基本的溝通模式，如短信和電子郵件，也可以有效地讓團(tuán)隊(duì)成員了解新的情況，解決簡單的問題。
但Dayen警告說，不要過于依賴這些簡單的工具?！邦I(lǐng)導(dǎo)者們可能犯的比較大的錯誤就是認(rèn)為使用電子郵件/文本聊天進(jìn)行交流就已經(jīng)足夠了，事實(shí)上，要想擁有一個成功的環(huán)境，還需要更多?！?/p>
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