如何為云計算團隊制定IT接任者計劃

作者：Will Kelly 2020-10-22 10:35:28

云計算 企業(yè)在某位IT員工離職之前，需要確保其接任者接受了正確的培訓、支持和文檔，以便順利地開展工作。

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企業(yè)在某位IT員工離職之前，需要確保其接任者接受了正確的培訓、支持和文檔，以便順利地開展工作。

很多企業(yè)的云計算團隊經(jīng)常處于過渡階段，由于發(fā)生冠狀病毒疫情，這種情況得以加快。而很多企業(yè)的團隊成員跳槽或被解雇，而承包商也在日益增加IT人員的需求。

無論出于什么原因，在IT員工在辭去云計算有關職位之前，都需要制定適當?shù)腎T繼任計劃。企業(yè)管理者需要考慮以下一些因素，以便在人員變動時盡可能平穩(wěn)地過渡。

盡早倡導協(xié)作團隊文化

提倡協(xié)作文化。雖然這不是員工退出計劃的第一步，但它為其他團隊成員以及企業(yè)的內(nèi)部和外部客戶樹立了榜樣。

企業(yè)需要鼓勵協(xié)作式工作流程，因為可以在需要開始實施時提出計劃。沒有哪一位是對云計算技術無所不知的專家，因此在知識和經(jīng)驗方面進行交流可以幫助解決問題，即使這是出于員工自己的興趣。

這里的目標是創(chuàng)建一個協(xié)作環(huán)境，員工可以在該環(huán)境中進行學習，并可能對企業(yè)的云計算團隊中的其他職位進行交叉培訓。

尋求云計算職位的潛在接任者

如果企業(yè)的關鍵人物離職，云計算團隊和應用程序所有者需要確保業(yè)務運營順利進行。雖然員工離職具有積極和消極因素，但團隊需要為其關鍵角色制定接任計劃。尤其是對于那些難以填補需求的職位，比如云安全工作人員。

如果企業(yè)已經(jīng)制定了正式的IT接任計劃，那么需要實施一些步驟做好準備。但是，如果企業(yè)在中小型組織中工作，則可能沒有這樣的計劃。這種情況也可能發(fā)生在規(guī)模較大的企業(yè)中，在這些企業(yè)中，IT接任者可能更多地由于管理層決定，而不是現(xiàn)實。

尋找接任者不一定費時費力。它應該是團隊協(xié)作的結果。離職的員工需要向其接任者分享其技術知識和工作職責，并嘗試給他們提供更多學習的機會。

孤島和缺乏溝通會阻礙有效的接任計劃。這樣會迫使某些人不愿分享信息和知識，這使得他們在離職時的職位很難被取代。如果企業(yè)的團隊中沒有這種信息共享，這也將使接任者在開展工作時更加困難。

指導潛在接任者

企業(yè)需要花費時間指導和培訓接任者。發(fā)生的冠狀病毒疫情和遠程工作會使這一點變得困難。然而，仍然可以通過在可行的情況下讓接任者參與到企業(yè)的項目中，并讓他們接觸項目背后的技術堆棧來實現(xiàn)這一目標。

此外，還要鼓勵他們學習有云計算技術的認證，為入職云計算職位做好準備。

創(chuàng)建云計算運行手冊和相關文檔

盡管運行手冊的主要受眾是系統(tǒng)管理員和網(wǎng)絡運營中心團隊成員，但文檔應該是留給接任者的資料的一部分。將其作為當前云計算職位的一部分執(zhí)行的常規(guī)過程和操作編譯到運行手冊中。

運行手冊已經(jīng)成為企業(yè)運營標準的一部分。但是，創(chuàng)建和維護文檔通常是云計算團隊的優(yōu)先事項。當然，除非它們的系統(tǒng)受制于諸如《薩班斯-奧克斯利法案》或《健康保險攜帶與責任法案》之類的合規(guī)性法規(guī)的約束，這些法規(guī)強制執(zhí)行某些文檔政策。

創(chuàng)建運行手冊需要獲得企業(yè)管理層的支持。但是，當保持云計算系統(tǒng)在線和開展業(yè)務需要更多時間來進行內(nèi)容開發(fā)時，運行手冊很容易變得不完整或過時。

將文檔作為日常工作的一部分由企業(yè)管理者決定。然后將其保存在團隊可以合并到Wiki或其他知識庫中的位置，以供以后參考。

保存必要的聊天記錄、電子郵件和文件以進行切換

在云計算團隊內(nèi)部，通過電子通信進行許多決策和討論是很常見的。雖然可能在擁有用于記錄保留的過程和工具的企業(yè)中工作，但可以從原有的聊天日志、電子郵件和其他相關文件開始創(chuàng)建重要職務信息文件。其必要的信息包括故障排除會話的正式或非正式輸出，以及在常規(guī)云計算地運營期間進行的任何知識和經(jīng)驗的交流。

另外，記錄重要的技術會議以移交給接任者。Zoom和Microsoft Teams使員工可以輕松錄制會議內(nèi)容。還有大量的iOS和Android應用程序可以記錄通話。若要更進一步，需要使用Otter.ai或Microsoft Office 365中的新轉錄功能將會議轉錄為可以在線搜索的文件。

另外，考慮在團隊的協(xié)作站點上創(chuàng)建共享驅(qū)動器或集中式存儲庫，其中可能包含有關文件、錄音和文檔的個人檔案。

在進行移交時，很容易忘記甚至丟失文件。這樣，當員工離職前，其使用的電腦和設備需要為接任者開放權限。

 無論是裁員、休假還是企業(yè)，有些員工離開了原有工作崗位。如果支持協(xié)作并打破孤島，那么他們的離開不會對企業(yè)的IT團隊造成不利影響。畢竟在這個行業(yè)中，可能有再次與這些人合作的機會。

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